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Digitale Kollaboration in Non-Profit-Teams

Vereinsarbeit basiert auf Teamwork. Heutzutage gibt es einige digitale Helferlein, die die Zusammenarbeit erleichtern. In diesem Beitrag lernst du drei Tools kennen, mit denen Kommunikation, Projekt- und Dateimanagement leicht von der Hand gehen.

Wie können wir digital zusammenarbeiten?

In Teamsitzungen arbeitest du mit deinem Team vermutlich ziemlich analog zusammen: Protokolle, Notizen, To-Do-Listen auf Papier… Der Umstieg auf digitale Tools für die Kollaboration bringt daher einige Vorteile mit sich:

  • alle können mitarbeiten: Jedes Teammitglied wird eingebunden, auch wenn es nicht zur Versammlung kommen kann.
  • personenunabhängig: Essentielle Informationen stecken nicht mehr ausschließlich im Notizbuch des Verantwortlichen.
  • zeit- und ortsunabhängig: Nutzt das Meeting für die wirklich wichtigen Dinge und lagert organisatorisches auf die Tools aus.
  • Speicherung in der Cloud: Eure Informationen sind immer aktuell und synchronisiert.
  • Wissensmanagement: Informationen gehen nicht mehr verloren, wenn jemand das Team verlässt.

Tools für Digitale Kollaboration

E-Mails mit Dokumenten im Anhang hin- und herschicken? Das geht viel unkomplizierter und effizienter! Im Folgenden lernst du drei verschiedene digitale Kollaborationstools und mögliche Anwendungsfälle kennen. Das Beste? Alle vorgestellten Tools sind in der Basisversion kostenlos!

1. Slack

Wie kommunizierst du mit deinen Teamkollegen? E-Mail, WhatsApp, Facebook-Nachricht, SMS, Brief? Eine Vielzahl an Kommunikationskanälen gleichzeitig zu benutzen, schadet der Übersichtlichkeit und strapaziert letztendlich die Nerven.

Eine Lösung ist das Tool Slack: Es dient als Kommunikationszentrale für alle Gespräche rund um den Verein. Damit macht es nervige E-Mail-Konversationen überflüssig. Mit Slack sind alle Unterhaltungen an einem Ort. Neue Nachrichten verschwinden nicht im Postfach und der Kontext ist immer auf einen Blick erkennbar.

Optisch erinnert Slack an einen Chatroom mit verschiedenen Räumen, genannt Channels. Man kann verschiedene Channels anlegen: sowohl offene, die für alle Teammitglieder zugänglich sind, als auch geheime, die dann nur vom Vorstand oder bestimmten Teams benutzt werden können.

Alles rund um die Planung des Sommerfests landet dann also im Channel #sommerfest, eine wichtige Nachricht für alle im Channel #allgemein. Auch Privatnachrichten können Nutzerinnen und Nutzer zudem miteinander austauschen, ohne dass diese im Channel für andere sichtbar sind.

 

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Datenschutz Verein – das ist neu

Datenschutz Verein! Gibt es ein langweiligeres Thema? Für viele wahrscheinlich nicht. Dennoch reden derzeit alle davon. Schuld daran hat eine neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese gilt nicht nur für Unternehmen und öffentliche Institutionen, sondern auch für alle gemeinnützigen Organisationen.

„Verordnung? Das klingt nach Arbeit. Wir haben doch schon genug Arbeit in unserem Verein! Wie sollen wir das alles schaffen? Wir arbeiten doch ehrenamtlich und die meisten können nicht noch mehr leisten“. Kommen Dir diese Worte bekannt vor? Uns auch. Deshalb möchten wir Dir den Einstieg in das Thema „Datenschutz für Vereine“ erleichtern.

1. Ruhe bewahren.

Datenschutz tut nicht weh. Es wurde zwar das Datenschutzrecht umfassend neu gestaltet, aber dieses Recht bringt auch gute Dinge mit sich. Du könntest Dich zum Beispiel mit Deinem Verein gegenüber den Mitgliedern als zeitgemäß und transparent beweisen.

Tipp: Informiere die Vereinsmitglieder, sobald Euer Verein die Anforderungen der neuen Datenschutzverordnung umgesetzt hat.

2. Planen.

Die Europäische Datenschutzgrundverordnung und als Teil davon das neue Bundesdatenschutzgesetz tritt am 25.05.2018 in Kraft. Zu diesem Termin sollte Dein Verein bereits alle notwendigen Maßnahmen umgesetzt haben. Das Thema solltest Du auf keinen Fall auf die leichte Schulter nehmen oder auf die lange Bank schieben, denn eine Neuerung der Verordnung ist, dass bei Zuwiderhandeln extrem hohe Strafen drohen. Ihr braucht also schnell eine Strategie. Wer kann welche Aufgaben zu wann übernehmen?

3. Verstehen.

Bei der DSGVO geht es um den Schutz der Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen und insbesondere deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten. Dadurch ergibt sich für die Mitgliedschaft in einem Verein, dass der Verein bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten das Persönlichkeitsrecht seiner Mitglieder angemessen berücksichtigen muss. Darüber hinaus müssen Vereine die DSGVO nicht nur befolgen, sondern auch jederzeit nachweisen können, dass sie sich daran halten.

4. Umsetzen

Die wichtigsten Fragen lauten: Welche Daten werden von wem erhoben und wie verarbeitet? Wer hat Zugang zu den Daten? Wo und wie werden die Daten gespeichert? Sobald die Daten unter Einsatz einer automatisierten Datenverarbeitung oder herkömmlicher Karteikarten verarbeitet werden, fallen diese in den Anwendungsbereich des Datenschutzgesetzes. Vorsicht: eventuell erhebt Dein Verein nicht nur Daten von Mitgliedern, sondern auch von „externen“ Kursteilnehmern, also Nicht-Mitgliedern.

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Roadtrip für Non-Profits

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